Detectando la desorganización. Facturación a clientes.
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Procesos Operativos: Facturación a Clientes.

Introducción

Sacar una factura, qué fácil es. Sólo necesito un lápiz y un papel y ya puedo sacar una factura. Pero vayamos un poco allá. Veamos que sucede en una empresa desorganizada, que llamaremos Kos, S.L.:

Antonio, Comercial de Kos se dirige a su compañera Ana, administrativa: "Hola, ya sé que siempre igual, pero necesito esta factura para ahora mismo, porque tengo que ir a cobrar, y ya sabes..."

Ana, ante la presión de su compañero emite una factura con los datos que le facilita Javier. La envía por mail al cliente y en breves minutos tiene una queja formal de su cliente, donde, entre otras cosas, le dice:

"El trabajo no está terminado y no estoy en absoluto de acuerdo con su factura. Además los precios que aparecen no son los que habíamos acordado y me parece una tomadura de pelo. Por otra parte, ya le dije a Javier que en esta ocasión la factura debía de emitirse a nombre de otra empresa y nada... Parece que no os enteráis. De verdad que la primera impresión de vuestra empresa fue buena, pero me parece que sóis unos desorganizados. Tampoco me aparecen las fechas en las que pensáis cobrar esta factura... "

Ana, lee detenidamente el mail y empieza a sufrir estrés laboral.

Abrumada por esta situación decide mantener una reunión con su jefe, Juan Carlos y explicarle la situación.

"Juan Carlos, esto no puede seguir así. Para hacer una cosa tan sencilla como es sacar una factura, siempre hay un problema. En esta empresa todo es un problema, y hacer casi nada cuesta mucho trabajo"

Juan Carlos, director de Kos, piensa y decide que hay que poner una solución a esta situación y organizar la empresa.

Vamos a empezar esta entrega con un objetivo muy pero que muy básico. Se trata de saber la facturación a clientes que estamos realizando. El controlar perfectamente este proceso nos permite tener una idea muy general, pero válida, sobre el funcionamiento de nuestra empresa.

Objetivo

Medir el volumen de facturación a clientes mensualmente

Tareas a realizar

  1. Certificar que el producto vendido está entregado al cliente o que el servicio realizado está terminado (en parte o en su totalidad)
  2. Verificar si el margen bruto esperado es mayor, menor o igual al real
  3. Verificar que tenemos los datos del cliente correctos para poder sacar la factura
  4. Verificar que los precios a los que vamos a facturar se corresponden con los del presupuesto enviado al cliente.
  5. Verificar que existen autorización por parte del cliente para realizar modificaciones a la factura y aumentar los precios y/o los servicios, así como su precio.
  6. Introducir los datos de la factura
  7. Imprimir factura y enviar por correo ordinario al cliente O realizar facturación electrónica y enviar la factura por mail al cliente (ahorro de tiempo al no tener que imprimir y costes de papel, tóner de la impresora y sellos).
  8. Verificar que las fechas de cobro acordadas con el cliente son las correctas (Vencimientos)
  9. Comprobar que el cliente ha recibido la factura correctamente
  10. Contabilizar la factura.
  11. Marcar como facturado los materiales y/o servicios facturados en esta factura para no volverlos a facturar por equivocación

Inicio del proceso

Cuando existen operaciones terminadas para facturar (presupuestos aceptados, pedidos completados, etc...)

Fin del proceso

Cuando se ha enviado la factura al cliente, hemos certificado que la ha recibido, y se ha iniciado el proceso de contabilización de la factura.

Enlaces con otros procesos

  1. Procesos Estratégicos, Mejora Continua: el análisis de este indicador puede dar lugar a informar al sistema de diferentes incidencias que puede iniciar modificaciones en el sistema para evitar estos problemas.
  2. Procesos Estratégicos, Planificación Estratégica y Operativa
  3. Procesos Estratégicos, Satisfacción de Clientes
  4. Procesos Operativos, Marketing: puede dar lugar a modificaciones en el proceso de Marketing o puede ser el detonante para iniciar el proceso de Marketing. Si facturamos poco, puede que nuestro marketing no sea el más adecuado, es decir, nuestro producto o servicio no es adecuado para los clientes a los que nos dirigimos. O puede que la competencia esté haciendo mella en nuestros clientes.
  5. Procesos Operativos, Ventas
  6. Procesos Operativos, Cobros
  7. Procesos Operativos, Contabilización
  8. Procesos Operativos, Conciliación Bancaria
  9. Procesos de Soporte, Legal
  10. Procesos de Soporte, Recursos Humanos: puede que tengamos problemas para facturar y necesitemos dar formación al personal. Iniciaríamos entonces el proceso de soporte de formación.
  11. Procesos de Soporte, Fiscal
  12. Procesos de Soporte, Finanzas
  13. Procesos de Soporte, Documentación

Herramientas empleadas

Software de gestión y contabilidad Cont@BOT:
  1. Nos indica si tenemos facturas pendientes de emitir
  2. Puede realizar la facturación automáticamente
  3. Gestiona las fechas de cobro de la factura
  4. Contabiliza automáticamente la factura
  5. Permite la facturación electrónica
Agente inteligente TecnoInformación:
  1. Alarmas de gestión:
    - Existen Pedidos pendientes de facturar
    - La rentabilidad de esta factura no es la adecuada (está por debajo de la rentabilidad estimada)
    - El cliente no tiene los datos correctos para poder realizar esta factura
    - Los datos introducidos en esta factura no son correctos
    - La factura no se ha contabilizado
    - Los vencimientos de la factura no se corresponden a los acordados con el cliente
    - ...
  2. Informes:
    - Facturación mensual por cliente, tipo, serie, etc...
    - Volumen de artículos y/o servicios facturados
    - Comparativa de facturación de años anteriores

Indicadores

- Euros facturados / mes.

Establecer el Objetivo para el indicador

Para establecer este objetivo, debemos de hacer los siguientes cálculos. Lo que preveemos que vamos a gastar al mes en todos los conceptos (préstamos e impuestos incluidos) + beneficio que esperamos obtener = objetivo de facturación. Además para ayudarnos al cálculo del objetivo deberíamos de saber en tiempo real el valor del objetivo real que tendríamos que marcar en función de los datos introducidos anteriormente.

Análisis

Cuando facturamos menos al mes de lo esperado significa que algo no estamos haciendo bien. Entre otros factores, analizaremos nuestro marketing, nuestras incidencias de proveedor y nuestros RRHH. En uno de esos puntos está el problema de facturación. Cuando siempre facturamos más de lo esperado, eso significa que hemos establecido un objetivo muy bajo. Subir el Objetivo y revisar las fórmulas de cálculo del objetivo (probablemente se establecieron costes menores a los reales y eso hizo que nuestro objetivo de facturación sea muy bajo).

Ejemplo

Un ejemplo de lo que debería ser la facturación en cualquier empresa es el siguiente:

Ana, administrativa de To2Juntos, S.L. llega a su trabajo, enciende su ordenador y arranca Microsoft Outlook. Recibe mensajes de su programa de gestión con los siguientes contenidos:

"Existen facturas sin emitir para el cliente tal. Por favor realice la factura correspondiente"
"Debe realizar la facturación automática de sus clientes de mantenimiento"
"Conforme a las especificaciones del Pedido tal debería de realizar una certificación por valor de X euros"
"Debe de facturar las siguientes entrega a cuenta de estos clientes y correspondientes a estos pedidos"
"..."

Ana abre Cont@BOT y recibe los mismos mensajes, pero puede irlos marcando como completados o no. Puede incluso posponer esos mensajes un tiempo determinado. Y además, cada mensaje le ayuda, preparando los datos necesarios dentro de Cont@BOT para realizar esas tareas administrativas.

Cuando ha terminado de hacer sus tareas, le vuelve a salir un mensaje de un pedido que se acaba de completar para que lo facture. Pero resulta que se equivoca y marca el botón de completada la tarea cuando realmente no es así.

Juan Carlos, director de esa empresa, recibe un mail indicándole que existen facturas sin realizar por parte de Ana. Juan Carlos consulta a Ana en persona, por messenger o Skype y Ana le contesta que se ha equivocado y que ahora mismo lo arregla.

Al día siguiente aparece Antonio, comercial de To2juntos, S.L. y le dice a Ana: "Por favor, sácame esta factura que la necesito urgentemente". Ana, sin despeinarse, responde: "¿Has metido los datos de la oferta?. ¿Has convertido la oferta en un Pedido?. ¿El cliente tiene los datos fiscales correctos?. ¿Sabemos las fechas de cobro de esa factura?.". Antonio, medita sobre todo lo que le pregunta Ana y contesta: "Ahora mismo meto los datos para que puedas sacar la factura"....

Esta empresa ha realizado su facturación con la total seguridad de que no existen errores en ella.

Conclusiones

Podemos observar que el proceso de facturación de clientes tiene un marcado carácter administrativo, y eso hace que su mecanización sea muy fácil y sencilla. También hemos intuido que para llegar a Facturar a Clientes, antes hemos tenido que hacer varias cosas (buscar clientes, presupuestarles, cerrar la operación, hacer el trabajo o llevarle los materiales de forma completa o parcial y facturarlo). Además, nos hemos dado cuenta que una vez terminada la facturación hay que seguir haciendo cosas, como gestionar las fechas de cobros de las facturas, reclamar a los clientes que no pagan, contabilizar la factura, corroborar que se ha producido el cobro de esa factura mediante la información que obtenemos del banco, etc...

Eso sí, la organización en una empresa nos demuestra que las personas que componen la misma son capaces de responder adecuadamente el 100% de las veces, pues ya saben lo que tienen que hacer y no tienen que inventarse nada. Como se suele decir, "seguimos el protocolo".

En la siguiente entrega empezaremos desde el primer proceso, ese que hace que existan las empresas y es la guía de las mismas: el marketing o dicho de otra forma, las ideas que tenemos sobre lo que debería de ser nuestra empresa, los productos que deberíamos de ofrecer, a quién se los vamos a ofrecer, cómo se los vamos a ofrecer, etc... Si bien muchas veces el marketing, en mayor o menor grado, se produce y se acuerda uno de él como reacción a una situación negativa (como la crisis), otras muchas tiene que ver con la motivación del propio emprendedor, el afán por mejorar y las ganas de tener éxito.

Comentarios

Hay empresas que para facturar no usan programas de gestión. Con ello consiguen un objetivo claro: facturar, pero dejan atrás el disponer de herramientas para organizar fácil y sencillamente la empresa, y eso, al final, se paga a manos de la competencia.

Hay empresas que realizan la facturación y piensan que lo tienen todo controlado, sin embargo cuando les preguntamos si saben la rentabilidad de cada factura en tiempo real, la mayoría dicen no. ¡Claro!, no disponen de agentes inteligentes como Tecno - Información para realizar el "trabajo sucio". Y como realizar esa comprobación conlleva un tiempo, pues normalmente no se produce ningún tipo de revisión.

Hay que pensar que muchas de las tareas que se realizan cuando se produce una factura implica la revisión de datos introducidos anteriormente. Las reglas que siguen esos datos nos permiten confirmar que la factura es correcta o no, por tanto, la clave está en analizar y organizar lo que sucede en la empresa desde el comienzo de la actividad. Esto lo veremos en la siguiente entrega.
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