¿Sabe lo que cuesta la desorganización de su empresa?
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Es difícil organizar una empresa en todos sus detalles cuando la multitud de tareas que hay que hacer nos impiden centrarnos en esta actividad.

Resumen
  • El problema de organizar.
  • Organizar para obtener resultados.
  • El coste de la organización.


Artículo publicado por Microsoft. Véalo pulsando aquí.

El problema de organizar

Lógicamente este pensamiento es circular, es decir, que no tiene fin: "como tengo que hacer muchas cosas no puedo organizar las cosas correctamente. Y como no puedo organizar las cosas pues tengo muchas cosas que hacer al no estar organizadas".

Claro, tener una idea clara de una organización eficiente y eficaz, como la que tienen todos, sin excepción, los negocios que triunfan y son líderes, es una tarea ardua, compleja y que requiere una gran inversión de tiempo.

De hace un tiempo a esta parte, disponemos de los sistemas de calidad, ISO 9001, etc... que nos ayudan a organizar la empresa desde un punto de vista de la satisfacción del cliente. Cuando nos embarcamos en obtener esta certificación, realmente estamos haciendo un buen intento para organizar la empresa, sin embargo, al final, llevados por nuestro pensamiento circular, lo que obtenemos es una nueva cosa que hacer sin estar del todo organizada.

No hay empresario que dude sobre el hecho de que una buena organización mejora los resultados de la empresa. Sin embargo, hasta ahora, los costes asociados a organizar la empresa (consultores, tiempo invertido, etc...) y la tardanza en obtener resultados hace que en el largo camino de organizar una empresa muchos desistan, tengan dudas, y por tanto no fijen sólidamente esta "cultura organizacional" dentro de sus empresas. Al final, los resultados no llegan y más de uno mantiene la certificación en calidad como un metrro mensaje que lanzar a sus clientes: "Mi empresa trabaja estupendamente. Fíjate, estamos certificados y todo..."

Pero, reflexionando sobre esta realidad nos daremos cuenta que el principal problema de organizar una empresa está precisamente en la organización de su cúpula directiva. Ejemplos de este tipo, lo vemos todos los días en nuestro trabajo, con frases del tipo: "resulta que me dicen de administración que les diga para qué he cogido esos 200 euros... Pufff, si el dinero es mío lo cojo para lo que quiero. En fin, lo han contabilizado con otros gastos". Otra frase típica es: "Ya he cerrado el acuerdo con el cliente. Podéis empezar a enviarle los productos, que ya luego meto yo el presupuesto (y al final no se mete)".

Organizar para obtener resultados

El hecho de organizarse, desde nuestro punto de vista, no es ni más ni menos que obtener unos resultados después de desarrollar una serie de acciones. Así, el hecho de no meter un presupuesto hace que no se siga la organización administrativa de la empresa, y al final, si se tienen problemas con ese cliente, pues estaremos más indefensos. Ese es el coste de hacer mal las cosas.

Cada pequeña gestión que no se encuentra organizada dentro de la empresa tiene su coste asociado en tiempo y dinero. La suma de muchas pequeñas cosas hace que al final tengamos una gran desorganización que cuesta mucho dinero.

Claro, en la PYME, organizar, muchas veces significa el tener que enfrentarse a un familiar para que haga las cosas dentro de una organización. Esto no es fácil y hace que la desorganización siempre esté presente en la PYME. La solución pasa por tener un arte en la negociación elevado para intentar organizar la situación con su familiar. Si al final no existe acuerdo, esta situación le llevará a una ruptura, que en muchas ocasiones sobrepasará los límites de la empresa para adentrarse en el entorno familiar. No lo dude, cuanto antes ponga una solución a este problema, antes podrá hacer que su empresa funcione de una forma totalmente organizada.

El coste de la organización

El principal coste asociado a la organización de la empresa es el tiempo que pasa su dirigente en pensar la mejor organización. Son muchísimas horas las que se dedican a esta actividad y muchas más las que se dedican a preparar las cosas para que su gente pueda funcionar conforme al plan previsto. Lo peor es cuando una vez pensado el sistema, puestos los medios para empezar a funcionar, su personal no trabaja conforme al plan establecido. Algunas veces el problema es que el plan que se ha pensado no es el adecuado para esa empresa y por eso la gente no quiere trabajar de ese modo, y otras muchas, el personal no quiere aceptar esa forma de organización, y de esta forma no hace las cosas según el plan. Estos errores en la planificación cuestan mucho tiempo y dinero a la PYME, y lo que es peor, agota la paciencia del más pintado.

Nosotros, los consultores tecnológicos, disponemos de suficientes y eficaces herramientas para medir y evaluar el coste de la desorganización en las empresas. Sabemos los euros que cuesta la desorganización. Disponemos de los conocimientos suficientes para ofrecer la mejor respuesta a cada situación, pero al final, es el director de la PYME el que tiene que ejecutar estas instrucciones de la mejor forma posible. De él depende la organización de su empresa, pero claro, cuando es un hijo el que no hace bien las cosas, ¿qué hacer?.
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