Guía práctica de creación de empresas
¿Crear una empresa?. Es fácil y rápido hoy en día. Sólo cuesta unos 600 euros. ¿Gestionar rentablemente una empresa?. Ese es otro cantar.
El éxito o no de una empresa depende de las continuas decisiones que tomamos día a día. Pero vamos a empezar desde el principio....

El comienzo es una idea, algo que vemos e intuimos que puede ser un negocio. Lo comentamos con nuestros amigos, familiares, etc... Se nos ha podido ocurrir por cosas que nos pasan en nuestra propia vida, por conocimiento de algo, por que hemos escuchado algo, en definitiva, porque creemos que poder hacer algo nuevo (inventar) o mejorar algo que existe ya (mejorar) e incluso porque nos ha tocado estar al frente de ese negocio familiar. Por supuesto que en la realidad se da una mezcla de estos tres conceptos en varias medidas.

Simbiowork nació con la idea de ser una ayuda al empresario, de dotarle de las herramientas de información necesarias a un precio adecuado para mejorar su toma de decisiones. En nuestro caso nacimos para mejorar algo que ya existía usando herramientas nuevas, pero o bien no era un servicio de calidad o bien era muy caro.

Una vez que tenemos la idea clara y disfrutamos con las enormes ventajas que van a tener nuestros futuros clientes, lo bien que van a estar nuestros empleados, lo difícil que resulta perseguirnos a la competencia y los beneficios que vamos a obtener es cuando empezamos a creer de una forma firme en la idea que tenenos. Si hemos "heredado" el negocio empezamos a pensar en cuántas cosas vamos a mejorar y lo bien que vamos a hacer las cosas.

En Simbiowork disfrutamos cada vez que un cliente mejora su rentabilidad y nos dice "gracias". Es la mejor forma de satisfacer nuestro ego personal.

Lógicamente, estamos tan convencidos de que nuestra idea es tan buena que no le vemos ningún problema o riesgo y si lo hay pronto lo solucionamos. Y eso es verdad, por lo menos en el mundo de las ideas. El problema viene cuando queremos llevar esa idea a la práctica, ponerla en marcha, obtener beneficios, ser mejores.... Queremos que nuestra idea funcione igual de bien en el mundo de las ideas y en el mundo real. Lamentablemente cada mundo tiene sus reglas y a veces no son válidas las de un mundo en otro.

En Simbiowork teníamos la idea de que podríamos automatizar el 100% de la gestión de una empresa. La experiencia nos ha demostrado que eso no es posible a día de hoy. Mientras los sistemas tengan que ser manipulados por personas y estas se encuentren afectadas por sus emociones, sentimientos, etc... la automatización total es una utopía. Además, mientras que la persona no pueda ser sustituida por un ordenador siempre estaremos sometidos a esta regla. ¿Qué hicimos?. Pensamos, nos informamos y decidimos observar que a pesar de no automatizar totalmente las empresas con las que trabajamos, estas consiguen obtener mejores resultados que su competencia o aumentar constantemente su rentabilidad gracias a la automatización, el control y la organización. Evolucionamos para ofrecer esto a las empresas. Adaptamos el mundo de las ideas al mundo real.

Está claro que llevar una idea a la práctica tiene su propia problemática. En otras palabras, del dicho al hecho hay mucho trecho. En ese trecho, durante los 4 primeros años de vida de una empresa, mueren el 52 % (según las estadísticas) llevando a sus promotores a situaciones financieras cuanto menos incómodas.

¿Qué hace que algunas empresas subsistan y el resto no?. Nadie lo sabe a ciencia cierta, o si alguien lo sabe no lo quiere contar. Lo que sí que saben los empresarios de éxito es la mejor combinación de recursos reales para que su idea siga funcionando. Saben qué camino escoger día a día, saben lo que puede ser mejor y lo que puede ser peor, saben donde encontrar los recursos que necesitan y saben aprovecharlos de la mejor forma.

Bueno, y ¿cómo saben tantas cosas?. Para ellos es sencillo. Ellos asumen que no pueden tener toda la información para poder decidir, pero sí pueden tener toda la información interna de su empresa (saben cuánto producen, cuánto les cuesta producir, cuánto venden, etc...) y ello les permite aprovechar mejor las oportunidades que les brinda el entorno y aprenden a manejar la información que les llega de su entorno.

¿Cómo?. Si este empresario sabe que no puede producir porque sus empleados harían muchas horas extras más, entonces para qué dedicar recursos a los comerciales. ¿No es mejor en este momento dedicar más recursos a selección de personal?. Claro, el empresario que tenga esta información aprovechará mejor sus recursos que el que no la tiene y lógicamente tendrá mayores posibilidades de subsistir. El otro empresario, el que no tiene información está peor adaptado al medio y será eliminado, o se extinguirá como diría Darwin. Si tengo 600 euros para invertir, ¿qué sería mejor?. ¿Invertir 300 en ventas y 300 en producción?. ¿Invertir todo en producción?. ¿Invertir todo en ventas?... El emprendedor que supera la fase de los 4 primeros años toma la decisión correcta porque tiene información.

El siguiente paso es adaptar nuestra idea al mundo real de una manera coherente para intentar determinar las posibilidades de éxito de nuestra idea a la realidad. Sobre este punto hay infinidad de documentación en Internet (alguna mejor que otra) que nos puede permitir el realizar una buena adaptación. Desde aquí vamos a tomar una posición evolucionista de la empresa desde el más puro estilo darwinista con algunos valores sacados de otras ciencias como la relatividad del tiempo y el espacio, la comunicación, motivación y voluntad de las personas, el estudio de probabilidades, etc... Lo que pretendemos es crear una idea divertida que nos permita analizar el mayor número posible de variables que van a afectar a nuestra empresa.
(Para nuestro ejemplo vamos a poner una empresa de servicios que se dedica a asesorar empresas y además vende productos informáticos. Esa empresa la llamaremos Trabajando Juntos, S.L.)

NACER: En el mundo de las ideas podemos jugar al papel de dioses donde tenemos todos los recursos disponibles inmediatamente. La realidad es otra y debemos ajustar todos los parámetros a nuestro entorno más próximo.

Vamos a ver, lo primero que haremos será un plan de empresa para ver qué cosas necesitamos. Si hay que empezar haciendo un plan empezaremos por hacer nuestro primer plan financiero, porque lo que realmente mueve las empresas es el dinero. Sin dinero no hay empresas, pero ¿cuánto dinero voy a necesitar para mi empresa?. Inicialmente intuiremos una cantidad pero lo mejor es intentar acercarnos a la realidad lo más posible. Pues nada, manos a la obra. Vamos a ver en qué nos vamos a gastar el dinero, cuánto dinero, cuándo nos lo vamos a gastar y cómo vamos a evaluar lo que hemos comprado con el dinero para evitar el pagar cosas que no nos valgan.

La empresa tiene que nacer y ello costará dinero para la constitución de la sociedad porque lo exige el Estado. También podemos ser autónomos, pero vamos a centrarnos en sociedades, aunque la problemática es la misma en ambos casos. Vamos a tomar una postura egocéntrica, sin socios, para nuestros ejemplos. Bien, mi idea es tener una sociedad que sea completamente mía. Eso supone unos 600 euros. Ok, ya tenemos sociedad, pero, ¿qué nombre le hemos puesto?, ¿lo hemos pensado bien?...Vamos a fijarnos en un detalle. Cuando elegimos el nombre de una sociedad nos "casi" obligan a poner tres nombres distintos, es decir, tenemos que tener un as en la manga por si algo falla en nuestra idea principal. ¿Porqué hay muchos empresarios que no tienen planes alternativos a su idea principal?. No lo sabemos.

Aquí hacemos otro inciso: pensamos que una empresa es extraordinaria por la imagen que nos proyecta de éxito, seguridad, etc... pero debemos entender que lo que hace a esa empresa existosa es cada una de las pequeñas cosas que hace cada día. Cuanto más extraordinarias se hagan las cosas ordinarias más extraordinaria será la empresa. Digamos que el todo es igual a la suma de las partes, aunque como veremos más adelante, descubriremos que el todo es igual a la suma de las partes y algo más.

La conclusión más obvia es que tenemos que tener planes alternativos a la idea principal del plan de empresa, para ello intentaremos responder estas preguntas:
Si los costes que he previsto ahora son superiores ¿qué voy a hacer para que la idea siga siendo rentable?

Si las ventas que tenía previstas no se producen en la cantidad ni en el tiempo adecuado ¿qué voy a hacer para seguir funcionando?

Si el producto o servicio que pensaba que era tan bueno, nadie lo quiere ¿puedo cambiarlo para adaptarlo al mercado?

La respuesta a estas tres preguntas básicas nos planteará nuevos caminos por los que seguir la actividad.

Bien, tener una empresa nos cuesta 600 euros, pero supongo que tendremos que realizar la actividad en algún sitio. Bueno, vamos a ver qué necesitamos para nuestra empresa. Para ello vamos a analizar realmente cómo va a ser nuestra actividad de acuerdo a nuestra idea.

Para que no se nos olvide nada vamos a dividir la actividad que va a desarrollar nuestra empresa. Podemos usar varias formas de dividir un trabajo, pero seguiremos una postura taylorista y repartiremos la actividad en departamentos.

Claro en nuestra idea "alguien" daba de alta la empresa, otro "alguien vendía los servicios", otro "alguien" contabilizaba las ventas, etc... Ahora, en la realidad asignaremos a cada departamento su actividad, y claro, como queremos que sea una actividad organizada, analizaremos los procesos de cada departamento y los procesos generales de la empresa que serán los encargados de conseguir hacer realidad nuestra idea. Por supuesto que le pondremos nombre a ese "alguien" que va a hacer cada cosa.

Empecemos pues:

Tenemos un producto y un servicio en nuestra empresa ficticia Trabajando Juntos, S.L.. Vamos a ver qué hacemos con el servicio y posteriormente lo haremos con el producto.

El servicio que presta la empresa es la asesoría de empresas. Para ello debemos de comprar el servicio (en nuestro caso contratar al personal especializado que ofrecerá el servicio). A este personal le tenemos que poner las herramientas necesarias (informática, teléfono, móvil, coche, etc...). Por último tenemos que tener un lugar donde puedan trabajar.

Cuando tengamos comprado el servicio, entonces hay que venderlo a los clientes, y para eso usaremos comerciales especializados (contratar personal) que visitarán a los clientes (coche) y usarán el sistema informático de la empresa, además del teléfono móvil o fijo.....Además tenemos que facturar los servicios realizados y controlar que toda la actividad de la empresa se realiza conforme a los criterios que creemos pertinentes, por lo que vamos a necesitar también un lugar y unas herramientas informáticas para esta gente.

Puff, vaya análisis que acabamos de hacer. Vamos a necesitar un buen montón de cosas... Vamos a empezar a sumar para cuatro personas (asesor, comercial, administrativo y director) Local alquilado 100 mtos: 1000 euros / mes
Informática: 6000 euros
Telefonía (fija y móvil): 1000 euros / mes
Asesor: 2000 euros / mes
Comercial: 2000 euros / mes
Administrativo: 1500 euros / mes
Director: 2500 euros / mes
Administración: 3000 euros / mes
Bancos: 600 euros / mes
Etc......

Si hacemos las cuentas anuales la cantidad total asciende a: 157.200 euros!!!

No nos pongamos nerviosos, aunque por 150.000 euros compro un localillo y lo alquilo y seguro que tengo menos problemas y no arriesgo tanto porque el ladrillo siempre sube y..... (Lógicamente hay emprendedores que mueren en esta fase y deshechan su idea por el miedo al fracaso y porque quizá no tengan clara su idea). En ningún momento nadie ha dicho que ser emprendedor sea una cosa fácil.

Bueno, vamos a seguir. La siguiente pregunta es: ¿qué precio están dispuestos a pagar los clientes que van a comprar el servicio?. (pregunta desde el punto de vista comercial) ¿Cuántos clientes puede atender el asesor?. (pregunta desde el punto de vista productivo).

En nuestro caso y para el servicio que queremos dar resulta que un asesor puede atender a 50 clientes al año, lo que provoca que cada cliente tenga que pagar 3.144 euros!!!. Lo mejor que podemos hacer para saber las horas de producción y el rendimiento es o hacerlo nosotros mismos usando una hoja de registro de la actividad o preguntarle a alguien que ya lo esté haciendo. Hay que tener en cuenta que la producción es clave en cualquier empresa y hay que saber lo máximo que podemos hacer en una hora de trabajo. Este concepto nos permitirá ajustar los costes al máximo. Por supuesto que necesitamos datos reales, sino seguiremos vagando en el fantástico mundo de las ideas donde no existen los problemas.

Vaya, la idea era vender el servicio a cualquier empresa, pero ¿qué empresa puede pagar 3.000 eurazos por una asesoría?. Lógicamente ahora mi mercado se ha reducido una barbaridad. Antes vendía a cualquiera y ahora resulta que sólo puedo vender a unos pocos, que además hay otro montón de asesorías que venden sus servicios a esos clientes y que llevan muchos años trabajando con ellos. Esto se pone feo, pero feo, feo. (De esta forma vemos que el servicio tan fantástico que teníamos en nuestra idea empieza a someterse a la las reglas reales. Nada mejor que un buen estudio de mercado para ser mas conscientes de las reglas a las que tenemos que someter nuestra idea).

Bueno, vamos a ser positivos y vemos que si dividimos los 3.144 euros entre 12 meses resulta que el cliente tiene que pagar 262 euros al mes.... Hombre, esto suena interesante, es una cifra asequible para más empresas. Sin embargo, con estos números la empresa no es rentable. Sólo sirve para tener un trabajo, pero no para ganar dinero. Puff, para eso me quedo en mi trabajo que cobro todos los meses y tengo un mes de vacaciones y la mitad de problemas... Nuestro consejo es que si no tiene "graves problemas" en su trabajo y los números de su empresa salen más o menos así desista automáticamente de llevar a cabo su idea. Usted será uno más de ese 52% que cierra su empresa al cuarto año y seguramente su trabajo le dure un poco más.

Claro, nuestro director está realmente "aburrido" en su trabajo y quiere probar su idea, asi es que decide subir sus precios a 315 euros / mes para ganar algo de dinero (un 20% más o menos será su rentabilidad esperada) y seguir analizando cosas.

Vale, tenemos que buscar 50 clientes para cobrarles 315 euros / mes a cambio de nuestro servicio de asesoría. Para ello cuento con un local, teléfonos, informática, comercial, asesor y administrativo. Pero bueno, ahora veo que tengo otro problema. Antes de poder tener esos clientes tengo que tener el local, el personal, etc... con lo que sucede que antes de tener ningún ingreso voy a tener que gastar un montón de dinero. (Esto asusta a bastantes personas. Falta de confianza, falta de motivación, etc...). Lo tengo claro, necesito dinero, sé cuánto necesito y sé cuándo lo necesito. Algo tengo ya más claro.

Ahora tengo varias posibilidades: o pongo yo todo el dinero (si lo tengo), o lo pido prestado a un banco (si me lo dan) o busco un socio capitalista (si lo encuentro). Las subvenciones y ayudas estatales pueden mejorar esta situación, pero....

En nuestro caso, nuestro director puso 100.000 euros propios y pidió 60.000 euros a un banco con lo que aumento los gastos para poder pagar el préstamo y lo apuntó en su plan financiero y volvió a realizar todas las cuentas de nuevo. Aquí incidimos sobre la velocidad de devolución del préstamo al banco. Si lo pusieramos en muy corto plazo a lo mejor no tenemos el tiempo suficiente como para conseguir las ventas necesarias y no podremos devolver el préstamo, lo que aumentará los gastos y nos llevará a la bancarrota. Si lo pedimos a muy largo plazo y el negocio no funciona nos quedaremos con un préstamo pendiente cuando cerremos el negocio y eso nos dejará un poco fastidiados.

¿Cómo elegir bien el tiempo justo que necesitamos para el préstamo, en cualquiera de sus variantes financieras (leasing, renting, hipoteca, préstamo personal, cuenta de crédito,etc...)?. Pues una vez más el emprendedor que tenga información correcta y fiable tendrá más posibilidades de acertar. ¿Dónde buscar esa información?. Pues o lo hacemos nosotros mismos si sabemos y tenemos tiempo o buscamos la ayuda de un consultor que nos sepa asesorar en condiciones. Nuestra experiencia nos demuestra que el uso de una consultoría reduce la popsibilidad de equivocarnos en un 90%, lo que implica que el servicio que vamos a pagar lo vamos a amortizar rápidamente al no sufrir "equivocaciones".

Además, y otro factor muy importante que hace cerrar empresas, es no dedicar el préstamo, el dinero que nos han prestado, a la actividad para lo que lo hemos pedido. Es curioso ver en nuestro trabajo diario cómo un emprendedor pide un préstamo para hacer algo en concreto y al final acaba haciendo otras cosas y vuelve a pedir otro préstamo para pagar el primero, etc....

Pensemos un poco. La causa de pedir un préstamo es la realización de un plan financiero. Ahora pido el préstamo y no lo invierto conforme al plan. ¿Cómo voy a saber lo que tengo que hacer si no cumplo el plan que tenía?. ¿Empiezo a desconfiar de mi idea y la quiero mejorar tan rápidamente que al final me he saltado los primeros pasos?. ¿Cómo voy a saber si mi plan es correcto si no lo estoy llevando a cabo?. ¿Cómo voy a evaluar mis actuaciones y las de mis empleados si el concepto inicial no es mantenido en el tiempo?. Hombre, nosotros no somos defensores de seguir estrictamente el plan trazado, pero sí somos muy escrupulosos de que los cambios en el plan original conlleven inexorablemente cambios en las medidas propuestas para saber si vamos bien o mal (indicadores de gestión). Toda acción debe de poder medirse, comapararse y evaluarse sobre una previsión para tener constancia de si mejoramos o empeoramos.

Siguiendo el ejemplo del préstamo, diremos que tras hablar con un consultor, nos dijo que teníamos que sacar una cuenta de crédito a un año. Claro, el consultor nos lo dijo porque nuestro volumen de ventas iba a cubrir perfectamente ese gasto. ¿Qué sucede si modificamos el volumen de ventas?. Pues que probablemente el consejo del consultor no nos valga para nada y nos pongamos nosotros mismos en una situación incómoda. Claro, podemos bajar el volumen de ventas si bajamos el volumen de gastos, pero claro, nuestro plan tenía lo mínimo en costes para empezar...... Este camino ya sabemos donde nos lleva. Además, y es lo mejor de ver las cosas desde una óptica negativa, es que hemos descubierto que el volumen de ventas es un dato imprescindible sobre la marcha de nuestra actividad.

Por tanto es muy importante el analizar cada cambio que se realiza en el plan inicial y las consecuencias que tiene para todo el sistema planteado. Es muy frecuente, por desgracia, el cambiar continuamente de plan y de objetivos en la PYME y ello nos lleva a una situación constante de apagar fuegos, en vez de prevenirlos.

Analicemos esto un poco más. Ventas significa que alguien ha comprado mi servicio y claro, tengo que saber cuántos clientes compran mi servicio cada mes y cuanta producción comercial consumen esas ventas (tiempo comercial) para saber si un sólo comercial es capaz de conseguir las ventas objetivo. Por tanto, indicadores de gestión que rodean al volumen de ventas es el número de clientes conseguidos por hora de trabajo comercial. O dicho de otra forma tenemos que saber cuántas horas de trabajo usa un comercial para conseguir un cliente. Estos indicadores nos permitirán mejorar nuestra acción comercial hasta llevarla a sus límites.

Si cambiamos cosas del plan inicial debemos de revisar las previsiones, las cargas de trabajo y los indicadores planteados, sin ninguna excusa para ello.

Me falta por saber cómo voy a vender el servicio para decidir si empiezo o no. Vamos a ello.

Debo elegir un sistema de ventas. Para ello lo mejor es tener un estudio de mercado para determinar, entre otras cosas:

- ¿Cuál es mi público objetivo por producto y por servicio?
- ¿Dónde está?
- ¿Cómo puedo comunicarme con él?
- ¿Tiene un estilo de compra o no?

Una vez que sepamos esta información vemos qué podemos hacer.

El servicio que queremos vender es asesoría a empresas por valor de 315 euros / mes.

Nuestro público objetivo son empresas que se encuentren en un radio de acción desde nuestra oficina de 30 kms.(Para ahorrar costes de desplazamiento).

Las diferencias que ofrecemos en nuestro servicio son el trato personalizado, una mejor información analítica y un sistema de información para que el cliente sepa exactamente cómo está.

A este tipo de clientes el mail es la forma más rentable (pedido / impacto) de comunicarnos con ellos.

Además le gusta una venta personalizada al tratar de información confidencial.

Bueno, pues estamos preparados para empezar nuestra aventura empresarial.

Vemos cómo la idea a través del plan financiero y de ventas se ha sometido a unas reglas reales. Sería muy conveniente realizar un plan de RRHH para saber cómo incorporar al personal que necesitamos, definir sus funciones respecto al plan, etc.... También haremos un diagrama de flujo que refleje la forma de funcionar por parte de la empresa.

Bien, nuestro director está preparado y va a empezar a realizar actividades, cuando de repente cae en la cuenta de que necesita hacer un plan de trabajo, aunque sea para él, donde indicará fechas, tareas, tiempo de finalización, etc... De esta forma conseguirá no "salirse del plan" y cumplir sus objetivos. Y aquí empieza la gran aventura.....

Si todo lo tengo que apuntar, controlar y organizar, ¿cuándo me que queda tiempo para sacar adelante la empresa?. Este es un serio problema que afecta también a los emprendedores y empresarios, la organización del tiempo.

Muchos empresarios recurren al peor recurso de todos, "echar todas las horas que haga falta". Ello es indicativo de varias cosas, y aquí reflejamos un pensamiento lineal: "Tengo mucho trabajo, pero no puedo delegar en alguien porque no va a saber hacerlo y no va a saber hacerlo porque no le tengo organizado el trabajo y no le tengo organizado el trabajo porque tengo mucho trabajo". Ya ven ustedes, estamos atrapados, sin salida, sin ningún lugar a donde ir, sin escapatoria....

Esta actitud provoca en estas personas una alejamiento total de su vida personal y familiar y ello provoca innumerables situaciones de stress personal para el empresario y por supuesto situaciones complicadas como divorcios, mala atención a los hijos, etc...

Es evidente que este camino no es demasiado correcto, sin embargo, conocemos a demasiados empresarios que siguen este perfil. En algunos casos, resuelven felizmente las diferentes situaciones a las que se ven sometidos, pero en otros muchos no.

¿Qué hacemos?. Es muy sencillo y nos lo han enseñado hasta la saciedad desde que nacemos. Ponernos un horario y cumplirlo. Desde pequeños nos enseñan cuál es la hora de comer, cuál es la de cenar, cuál es el horario del colegio, cuál es el horario de las administraciones y así para todo. ¿Porqué ahora nosotros no tenemos que tener horario?. Porque tenemos miedo, porque desde siempre hemos escuchado que las empresas exigen muchos sacrificios, porque siempre nos marcamos unos objetivos imposibles de cumplir bajo un horario.

El buen hacer del empresario de éxito lleva siempre unido una excelente gestión del tiempo. Estos empresarios son capaces de estructurar su tiempo y dedicarlo a las diferentes situaciones de una forma óptima. So capaces de distinguir de una forma muy acertada lo importante, lo urgente, lo menos importarte y lo menos urgente y son capaces de establecer un tiempo finito a cada una de esas tareas que deben realizar.

Bien, nuestro director decide hacer un calendario de trabajo, decide escribir lo que va a hacer cada día durante la semana siguiente y además decide apuntar en un papel qué es que espera obtener de cada una de sus acciones. Y comienza su carrera.....

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