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Medir y evaluar para poder mejorar. 

Ultimamente, con tanta información, parece que muchos empresarios han perdido el rumbo hacia donde dirigir su empresa. Así, nos hablan de que al personal hay que motivarlo , que los puestos de trabajo tienen que ser totalmente analizados , que el marketing y la publicidad es una inversión y nunca un gasto, que la informática es totalmente necesaria para la actividad empresarial...

Si bien es cierto que elegir las estrategias adecuadas de cada uno de los apartados o departamentos que componen nuestra empresa va a mejorar nuestra rentabilidad , nunca debemos olvidar que la rentabilidad de la empresa es lo que nos va a permitir obtener y alcanzar aquello por lo que peleamos día a día

Inicialmente montamos una empresa para mejorar algo que nos creemos capaces de mejorar. En otras ocasiones la montamos porque hemos inventado algo fantástico. Otras veces nos convertimos en empresarios porque no nos queda otro remedio. Ya desde el comienzo intuimos que el dinero es importante para el desarrollo de nuestra idea, sin embargo, en demasiadas ocasiones observamos cómo la información que tenemos al respecto es de mala calidad y a veces, inexistente. Ejemplos típicos son: "Voy a montar una tienda nueva en ese centro comercial porque seguro que va bien". "He contratado un nuevo sistema de telefonía porque me va ahorrar mucho dinero". "Voy a cambiar los ordenadores y los programas para organizarnos mejor y ganar más dinero". "Voy a poner un anuncio en la televisión para captar más clientes"....

Aplicamos estrategias en nuestra empresa y pensamos en unos objetivos que en la mayoría de las ocasiones ni vamos a medir, ni por supuesto vamos a evaluar. Claro, y aquí está el problema: Si no vamos ni a medir ni a evaluar lo que hacemos, ¿cómo podemos saber si nos estamos equivocando?. Y claro, si no sabemos si nos equivocamos, ¿cómo vamos a mejorar en nuestras próximas decisiones?.

La información que necesitamos para convertir un gasto en una inversión

La verdad es que es muy simple, y apenas ocupa tiempo y trabajo, el realizar unas simples previsiones en Microsoft Excel. Sin embargo, pocos empresarios las realizan. Por ejemplo, si queremos publicitar nuestros productos, escribiremos en una hoja Excel el número de clientes que espero aumentar en un periodo de tiempo. Además, escribiremos en la misma hoja, los ingresos que espero obtener por esos nuevos clientes, y a esos ingresos, le restaré lo que me cuesta la campaña de publicidad. Al finalizar el periodo de tiempo estipulado para saber si la campaña es eficaz o no obtendremos un resultado que puede ser positivo (hemos ganado dinero) o negativo (hemos perdido dinero), y ello nos obligará a pensar en cosas como:

    - "He ganado dinero, pero, ¿podría haber ganado más?"

    - "He perdido dinero, ¿será que el mensaje de la campaña se ha dirigido al público objetivo?, ¿será que era muy cara la campaña?, ¿será que realmente no tengo bien determinado mi público objetivo?, ¿será que mi producto no es tan bueno como pensaba?, ¿será que el mensaje que se ha enviado no ha sido lo suficientemente eficaz?"

Y esto se puede hacer con cada acción empresarial. realizar algo tan básico como una tabla de Excel con dos columnas, una dedicada a los ingresos y otra a las pérdidas, bien mensuales o anuales, nos puede servir para conocer una aproximación de los resultados, antes de que estos nos pillen por sorpresa.  

Cada acción a seguir en la empresa, debe de ser medida y evaluada para poder ir mejorando continuamente nuestra gestión, pero basada en hechos, no en supersticiones y creencias. Lo ideal sería poder medir y evaluar cada tarea que desempeña cada uno de nuestros empleados y establecer una relación de esa acción frente a una rentabilidad esperada. Sin embargo, esto, requiere un gran trabajo administrativo que puede hacer que el coste de medirlo todo sea superior a lo que vamos mejorar por poder tomar decisiones basadas en la información. ¿Dónde está el punto óptimo?. Cada empresa tiene el suyo, si bien existe un mínimo que deben tener todas las empresas para garantizar una mejora continua de sus procesos de gestión.

Ese mínimo de información lo debe de garantizar cualquier programa de gestión y contabilidad , la adaptación a su punto óptimo de información debe de realizarla un consultor especializado y además todo ello tiene que ser a un precio más que asequible para su empresa. Disponer de un sistema así permite que la gestión de su empresa mejore cada día más. No lo dude, use la informática en su provecho, pero sin que se aprovechen de usted. Mida y evalúe cada una de las soluciones. Sólo así podrá convertir un GASTO en una INVERSION.

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